Bekerja dalam Satu Tim

        Dilihat dari  asal katanya, tim terjemahan dari kata inggris, yaitu together everyone, dan achieces, yang artinya bekerja sama. Maksudnya jika suatu pekerjaan dikerjakan dengan cara bekerja sama maka akan dapat mencapai hasil yang lebih baik. Jadi dengan bekerja sama dalam satu tim maka hasil yang dicapai akan lebih besar daripada dikerjakan secara perorangan. Tim merupakan bentuk khusus dari kelompok kerja yang berbeda dengan bentuk-bentuk kelompok kerja lainnya.tim beranggotakan orang- orang professional yang dikoordinasikan untuk bekerjasama dalam menangani suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Dengan kata lain, tim adalah seke lompok orang dengan berbagai latar belakang keahlian yang menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. 

1.Ciri-ciri sebuah tim

Ciri-ciri sebuah tim adalah sebagai berikut : 

- Setiap anggota tim mempunyai ciri dan identitas yang sama.

- Setiap anggota tim mengetahui misi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapainya. 

- Setiap anggota tim dibawah seorang pimpinan yang sama.

- Setiap anggota tim merasakan dampak keberhasilan dan kegagalan. 

- Setiap anggota tim saling bekerja sama dan berkolaborasi dalam melaksanakan tugas. 

- Tim terdiri atas berbagai macam orang dengan latar belakang keahlian berbeda-beda. 

2.Faktor-faktor pembentukan tim

Faktor-faktor yang mendasari pembentukan tim adalah sebagai berikut. 

a.Pemikiran dua orang atau lebih cenderung lebih baik daripada hasil pemikiran satu orang”. 

b.Konsep sinergi (1 + 1>2), yaitu bahwa hasil keseluruhan (tim) jauh lebih baik daripada jumlah bagiannya. 

c.Anggota tim dapat saling mengenal dan saling percaya, sehingga mereka dapat saling membantu dan bekerja sama. 

d.Kerja sama tim dapat menyebabkan komunikasi terbina  dengan baik. 

e.Tim atau kelompok kerja umumnya bermuara untuk mensukseskan tujuan suatu organisasi. Tim merupakan pengembangan dari suatu manajemen strategi  dalam suatu organisasi, institusi atau perusahaan. Kelompok kerja ini merupakan unit yang fundamental dari suatu organisasi. 

Tim kerja itu ada yang bersifat formal dan ada pula yang informal. Tim kerja yang bersifat formal, meliputi kelompok kepemimpinan yang terdiri dari para manajer, staf, dan karyawan. Tim yang bersifat informal timbul secara spontan dalam lingkungan organisasi, tanpa adanya dorongan dari manajemen. Orang pada umumnya setuju bahwa dalam lingkungan pekerjaan jarang terjadi bahwa suatu keberhasilan merupakan hasil dari prestasi satu orang. Keberhasilan itu merupakan hasil prestasi  bersama seluruh anggota tim. 

Dalam suatu organisasi atau perusahaan maka keberadaan suatu tim struktural atau tim fungsional merupakan strategi untuk meningkatkan produktifitas kerja, pendaya gunaan sumber daya efektif, penghematan biaya, peningkatan kualitas produk dan pelayanan, dan, sebagainya. Dengan melalui sebuah tim kerja yang baik maka hasil pekerjaan akan istimewa, bahkan sebagai hasil yang dramatis. Dengan jumlah orang yang sama dan tidak terlalu banyak dapat mengerjakan tugas atau pekerjaan yang sama. Menurut kasali, desain teamwork memerlukan sumber daya manusia yang kuat, unggul dan komplementer. Tanpa  keahlian dan kompetensi yang memadai maka keberadaan suatu tim akan menjadi sia- sia. Adanya anggota tim yang terlalu unggul  juga bisa  menimbulkan dissynergy. Oleh karena itu, diperlukan kehati-hatian dalam mengubah desain tim kerja dari yang bersifat vertikal ke horizontal, atau dari yang bersifat tradisional ke modern. 

3.Karakteristik sebuah tim

Tidak semua kumpulan orang dapat dikatakan sebuah tim. Untuk menjadi suatu tim, kumpulan orang itu harus memiliki karakteristik berikut ini. 

a. Ada kesepakatan terhadap misi tim 

- Agar sekelompok orang dapat menjadi suatu tim yang dapat bekerja sama secara efektif jika semua anggotanya memahami dan menyepakati misi dan tujuan tim. 

- Semua anggota mantaati peraturan yang berlaku

- Suatu tim mempunyai peraturan atau pranata tersendiri sebagai  landasan kerja dalam rangka mencapai misi dan tujuan. 

- Sekelompok orang dapat menjadi suatu tim apabila mereka mentaati peraturan atau norma yang berlaku. 

 b. Adanya pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang 

- Suatu tim akan berjalan dengan baik jika tugas, tanggung jawab dan wewenang dibagi secara adil dan bijaksana kepada setiap anggota. 

-Suatu kelompok orang akan dikatakan  sebuah tim jika terdapat pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang diantara para anggotanya. 

c. Dapat beradaptasi terhadap perubahan 

- Setiap anggota tim harus dapat saling membantu dan saling beradaptasi secara sehat dan positif terhadap perubahan yang terjadi.  

- Sekumpulan orang akan disebut sebuah tim jika para anggotanya dapat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi. 

Jelaslah bahwa sekumpulan orang belum tentu merupakan suatu tim. Sebab orang-orang yang  ada dalam suatu kelompok atau perkumpulan belum tentu dapat bekerja sama,  mempunyai misi  dan tujuan yang sama serta dapat saling pengertian dan saling membantu. 

4. Prinsip-prinsip kerja sama tim

Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam membentuk suatu tim adalah sebagai berikut: 

a. Identitas pribadi anggota tim 

Sudah merupakan hal yang alami jika seseorang ingin tahu apakah mereka cocok berada didalam suatu tim atau tidak. Factor saling percaya antar anggota tim rupanya sangat penting.  Oleh karena itu, setiap anggota tim harus mengenal identitas dan  karakter pribadi masing- masing. Suatu tim tidak akan dapat berjalan efektif  apabila para anggotanya tidak merasa cocok satu sama lain. 

b. Hubungan antaranggota tim 

Agar setiap anggota tim dapat bekerja sama, mereka tentu saja harus dapat saling mengenal, saling  berhubungan dan saling berkomunikasi. Untuk itu dibutuhkan waktu bagi anggota tim yang berasal dari berbagai latar belakang pendidikan, politik dan status sosial budaya yang berbeda-beda untuk saling mengenal dan bekerja sama. 

5. Manfaat dan tujuan bekerja dalam tim

Bekerja dalam bentuk tim akan lebih efektif daripada bekerja sendiri-sendiri. Apa saja manfaat dan tujuan bekerja dalam tim? Untuk memahami hal itu, pelajarilah materi pelajaran berikut ini! 

a. Fungsi dan manfaat bekerja dalam tim 

Bekerja dalam tim memiliki banyak fungsi dan manfaat. Fungsi bekerja dalam tim antara lain dapat merubah sikap, perilaku, dan nilai- nilai pribadi serta dapat turut serta dalam mendisiplinkan anggota lainnya. Anggota tim  yang  menyimpang dapat ditekan dan diluruskan dengan kewajiban untuk mematuhi dan melaksanakan aturan atau norma yang berlaku dalam tim. Selain itu, tim dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi (bargaining). Anggota tim dengan latar belakang yang berbeda-beda mungkin saja membawa pers pektif atau pengaruh positif terhadap proses pengambilan keputusan. Cara kerja tim menghendaki adanya komunikasi terbuka di antara semua anggota. Interaksi antaranggota tim yang efektif akan mempengaruhi dinamika kerja tim. Sebagai contoh, anggota yang berpartisipasi dalam penyusunan rencana akan terikat oleh upaya pencapaian tujuan. Pemahaman tentang tim merupakan hal yang penting untuk dapat melak sanakan semua fungsi manajemen, terutama kepemimpinan. Sebab sebuah tim adalah refleksi dari kenyataan hidup kelompok orang yang teroranisasi. 

Tim tidak hanya penting dan bermanfaat bagi organisasinya saja, tetapi juga  memberikan manfaat bagi individu para anggotanya. Tim dapat menyediakan kepuasan sosial bagi para anggotanya maka perasaan pemilikan dan dukungan terhadap tim akan berkurang. Manfaat lain dari tim adalah meningkatkan komunikasi interpersonal diantara para anggota nya.Secara lebih rinci manfaat bekerja dalam tim adalah sebagai berikut: 

b. Manfaat bagi organisasi: 

- Meningkatkan produktifitas kerja;

- Meningkatkan kualitas kerja;

- Meningkatkan mentalitas kerja;

- Meningkatkan kemajuan organisasi.

c. Manfaat bagi anggota: 

-  Stress atau beban akibat pekerjaan akan berkurang;

-  Tanggung jawab atas pekerjaan dipikul bersama;

-  Memperoleh balas jasa dan penghargaan;

-  Sebagai media aktualisasi diri;

-  Dapat menyalurkan bakat dan kemampuannya.

6. Tujuan bekerja dalam tim

Setiap kegiatan mempunyai tujuan tertentu. Demikian pula bekerja dalam tim sudah pasti mempunyai tujuan. Setiap tim tentu saja mempunyai tujuan yang berbeda-beda sesuai dengan permasalahan dan bidang garapan masing-masing.Pada dasarnya tujuan bekerja dalam tim didasarkan pada dua prinsip berikut ini : 

a.Kesatuan tujuan 

Setiap anggota tim tentu saja mempunyai kesamaan tujuan. Prinsip kesatuan tujuan ini mencakup kesamaan visi, misi dan sasaran dan program kerja tim. Apabila suatu program garapan atau proyek harus diselesaikan dalam suatu periode waktu tertentu maka pola pelaksanaan kerja tim harus disesuaikan dengan prinsip kesatuan tujuan . 

b.Efisiensi 

Suatu tim adalah efisien jika setiap anggota menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara cepat, efisien dan efektif. Suatu tim yang efisien adalah tim yang bekerja tanpa pemborosan dan kecerobohan, sehingga memberi kepuasan kerja. 

c.Efektivitas 

Tujuan bekerja dalam tim, antara lain  untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja. Suatu tim disebut efektif jika telah memiliki ciri-ciri berikut ini : 

d.Tujuan yang jelas dan operasional 

Suatu tim harus memiliki tujuan yang jelas dan operasional agar dapat dikerjakan dan dicapai secara nyata oleh semua anggota tim. 

e.Keterampilan yang memadai 

Setiap anggota tim harus memiliki kompetensi atau keterampilan yang memadai agar mampu bekerja dalam 

tim dengan sebaik-baiknya. 

f.Komitmen 

Setiap anggota tim harus memiliki komitmen yang jelas terhadap misi pekerjaannya. Kesetiaan anggota kepada tim tidak hanya pada tahapan attach (hanya sebagai pelengkap saja, misalnya asal hadir atau asal ada) dan involve (ikut serta terlibat, misi dan kepentingan individu lebih dominan), akan tetapi sampai pada pelaksanaan komitmen. Maksudnya individu berperan aktif dalam tim dengan segenap potensi dan kemampuannya. Dalam hal ini lebih mengutamakan kepentingan tim dari pada kepentingan pribadi, atau kepentingan individu melebur dalam kepentingan tim. 

g.Saling percaya 

Setiap anggota tim harus memiliki rasa saling percaya. Suasana saling percaya dalam tim sangat dipengaruhi oleh budaya tim itu sendiri. Tim yang menganut nilai keterbukaan dan kemitraan akan mendorong para anggotanya komit terhadap tugas dan pekerjaannya. 

h.Komunikasi yang baik 

Dalam tim  harus terjalin proses komunikasi yang baik.  Anggota dapat menyampaikan pesan, gagasan dan keinginan, termasuk umpan balik kepada anggota yang lain. 

i.Kemampuan negosiasi 

Tim yang efektif bersifat luwes dan terus menerus mengadakan penyesuaian. Oleh karena itu, anggota tim harus mempunyai ketrampilan negosiasi yang memadai dan mampu  menghadapi dan menerima perbedaan. 

j.Kepemimpinan yang tepat  

Pimpinan tim harus dapat memotivasi para anggotanya agar mau mengikuti perkembangan dan perubahan yang terjadi. Dalam hal ini pimpinan tim diharapkan dapat menjelaskan tujuan, mengatasi hambatan, dan membantu anggotanya agar dapat menyelesaikan tugas dan pekerjaannya dengan baik kegiatan.

Biasakanlah dalam Bekerja

Biasakanlah melakukan kebiasaan-kebiasaan yang baik, seperti : 

- Mengosok gigi sehabis makan

- Jagalah nafas agar tidak berbau dan tetap sehat

- Jangan memegang rambut dan muka selagi bertugas

- Sisirlah rambut pada waktu tidak bertugas ditempat khusus

- Hati-hati dalam membuang kotoran (ludah)

Usahakanlah Untuk Mengingat Nama-Nama 

Untuk suatu sikap yang terpuji untuk menegur orang yang sering kita temui dengan memanggil namanya. Hubungan bisnis lebih baik jika  kita berusaha untuk mengingat nama-nama daftar tamu. Memberikan tanggapan yang bersifat menggembirakan atau memuji diperbolehkan, tetapi lebih baik membetasi jasa-jasa yang harus ditawarkan. 

Pemberian Keterangan. 

Dalam pemberian keterangan yang dibutuhkan oleh tamu sebaiknya 

- Diteruskan kepada bagian-bagian yang bertanggung jawab

- Jangan memberikan jawaban/keterangan melalui telepon jika tidak mengenal suara pembicara, kecuali kalau memang mempunyai wewenang. 

- Pertanyaan-petanyaan  yang  berkenaan  dengan  wewenang atasan sebaiknya jangan dijawab. 

Tamu-tamu Pribadi. 

Adalah wajar jika teman-teman menegur di kantor kalau mereka ada urusan dinas. Tetapi janganlah mengundang mereka, atau memenuhi keinginan mereka untuk masuk ke tempat pekerjaan kita secara pribadi, hanya untuk berbincang-bincang. 

Kekuatan Pribadi Sesuai dengan Peran Suara Hati. 

Setiap karyawan harus mengerti dan bersikap hati-hati dalam tindak tanduk pribadi. Penilaian orang lain kepada suara hati seseorang dipengaruhi banyak faktor, antara lain latar belakang pendidikannya, agamanya, kebudayaannya,  kedewasaan akalnya, pikiran, lingkungan, keadaan sehari-hari  dan kedalaman imannya serta ketakwaanya kepada Allah. Akan tetapi sekalipun  seseorang itu sulit ditebak peranan suara hatinya, namun ciri-cirinya akan nampak, diantaranya : 

- Dapat mengendalikan diri

- Jujur dalam sikap sebenarnya

- Mampu menahan emosi

- Tidak campur tangan dalam urusan orang lain

- Menaruh perhatian kepada orang lain

- Bertindak, berbuat, dan berkata sesuai dengan kenyataannya

- Ketakwaannya dan keimanannya kuat

- Tidak pernah bohong

- Kebenarannya  dalam  bertindak  dapat  dibenarkan  menurut pendapat umum 

- Suka menolong orang lain dengan hati ikhlas tanpa pamrih

Sikap Wujud dari Kepribadian

          Dalam kehidupan sehari-hari masalah sikap ini sangat menentukan kepribadian seseorang dalam pergaulan. Dari sikap ini akan diketahui bagaimana kepribadian seseorang itu, apakah kepribadiannya itu baik atau tidak. Demikian juga dalam hal kegiatan kantor  berjalan lancar sesuai dengan yang dikehendaki / tujuan, apabila pimpinan atau karyawan memiliki kepribadian yang baik apalagi dalam mengadakan hubungan dengan pihak luar (masyarakat), karena pihak luar tersebut turut menentukan perkembangan kehidupan suatu kantor. 

a.Kesopanan adalah paling utama

Kesopanan merupakan syarat terpenting dalam pergaulan sehingga tidak bisa dijalankan oleh karyawan yang kasar dan kurang ajar,Jika kesopan an digabungkan dengan kegembiraan serta kejujuran, maka dapat dipasti  kan bahwa pekerjaan kita di kantor sangat berhasil. 

b.Mengevaluasi kepribadian 

Kerapihan, keberhasilan, dan kesederhanaan berpakaian sangat penting dalam memberikan kesan yang menarik. Hal-hal yang harus diperhatikan oleh seorang karyawati adalah: 

- Rias rambut dan bermike-up jangan berlebiha-lebihan.

- Jangan memakai parfum yang merangsang

- Tangan dan kuku harus terawat dengan baik (kuku jangan dicat sepotong-potong) 

- Sepatu harus menurut mode yang biasa dipakai (jangan yang tidak bertumit atau terlalu tinggi tumitnya dan jangan kelihatan jari-jari kaki yang terbuka) 

- Pakailah perhiasan seperlunya

- Kenakanlah  pakaian  dengan  warna  dan  potongan  yang sederha na tetapi rapi 

- Jangan memakai sweater, jacket atau kaos dalam ruang kerja.

Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh  seorang karyawan adalah sebagai berikut :
- Sebaiknya memakai celana potongan biasa
- Sepatu berwarna coklat atau warna hitam dan bersih
- Kaos kaki sesuai dengan warna celana dan dasi
- Janganlah memakai sepatu yang bagain tumit sudah sangat tipis.
- Pakaian seragam harus bersih dan terawat baik.
- Tangan, kuku dan rambut juga harus rapi.

Bekerja dengan Standar Pelayanan Pribadi

 Etiket merupakan bagian dari kehidupan bermasyarakat, dimana orang akan berinteraksi dengan orang lain dan semakin tinggi kedudukan, jabatan atau “status sosial”  seseorang maka semakin sering dan semakin luas kemungkinan untuk berinteraksi dengan bayak orang yang besar kemungkinan akan terjadi interaksi lintas bangsa, lintas budaya. Oleh sebab itu, dengan mengetahui dan mempelajari tata cara pergaulan akan menjembatani perbedaan yang lintas bangsa dan budaya tersebut kita mengetahui yang patut dan tidak, sopan atau tidak, sehingga kita dapat tampil percaya  diri,berkepribadian tidak canggung dan mudah menyesuaikan diri kita akan dapat bertindak “pantas dan sesuai” pada waktu dan peristiwa yang terjadi sehingga tidak akan mempermalukan diri sendiri dan orang lain. Dengan demikian kita bukannya hendak menafikkan etiket bangsa Indonesia yang kita kenal sebagai “tatakrama” yang berasal dari adat-istiadat dan budaya luhur nenek moyang kita.

       Etika dengan etiket pengertiannya hampir sama, tetapi pelaksanaannya berbeda etiket dalam bahasa prancis ettiquete yang artinya kartu undang an khusus untuk Kerajaan (raja-raja), tetapi pada saat ini etiket adalah pedoman cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara  menerima tamu, dan bentuk-bentuk kesopanan lainnya, sedangkan etika adalah aturan sopan santun dalam pergaulan,  etiket adalah peraturan yang tidak tertulis tetapi harus diterapkan dalam dunia kerja maupun pergaulan. 

1. Memahami Arti Kepribadian

        Etika pribadi yaitu kaidah atau penilaian baik dan buruk perilaku yang dilakukan seseorang, sedangkan etika sosial penilaian tingkah laku manusia yang dinilai baik buruknya oleh masyarakat atau lingkungan sosialnya.“Kepribadian  merupakan tatanan kehidupan  manusia secara menyeluruh dan terpola pada nilai-nilai yang dimiliki dan diyakini kebenarannya. Perkembangan kepribadian manusia adalah merupakan hasil kerja sama antara faktor, dalam (bawaan) dan faktor luar (agama, pendidikan, pergaulan). Kebudayaan dan peradaban manusia adalah ungkapan nilai-nilai yang terkandung dalam kepribadian. Kepribadian seseorang akan tercermin dari tingkah laku, dari tutur kata, ucapan dan amal perbuatannya. Kepribadian seseorang sangat dipengaruhi olh faktor kejiwaan, agama, biologis pendidikan serta lingkungan di  mana ia bertempat tinggal. Kepribadian seseorang merupakan perpaduan kejiwaan dan badaniah yang nampak dalam gerak tingkah laku perbuatan yang serba rumit, serba sulit serba unik untuk dapat diukur secara nyata.”

Menurut Drs Suparman Sumahamijaya. MA, SC, AK, menjelaskan bahwa kepribadian adalah keseluruhan dari sifat-sifat jasmani, pikiran watak dan jiwa seseorang, sesuatu yang membedakan seseorang dari orang lain, budi pekerti, individualitas atau identitas individu,Istilah bahasa Inggrisnya, kepribadian itu adalah self, personality, atau a charming person.

2. Ciri-ciri kepribadian yang baik, yaitu diantaranya :

-> Adanya pengendalian diri / pengendalian hawa nafsu 

-> Adanya mawas diri atau introspeksi diri 

-> Jujur dalam sikap dan perbuatannya 

3. Faktor-faktor yang Membentuk Kepribadian.

Manusia sejak dilahirkan terdapat banyak ciri-ciri dalam dirikita, baik ciri-ciri fisik (body build), maupun ciri-ciri faal (body pshycology) tertentu. Ciri-ciri fisik seperti: tinggi pendek, gemuk-kurus, bentuk-bentuk fisik tertentu diturunkan kedua orang tua kita, tetapi kita juga mempunyai ciri- ciri fisik yang unik (hanya kita sendiri yang punya) yang kita bawa sejak kita lahir. Demikin juga dengan ciri-ciri faal seprti kapasitas otak tertentu, kelengkapan dan kepekaan indra tertentu, dan lain-lain. Faktor yang lain besar pengaruhnya terhadap kepribadian adalah hasil hubungan kita dengan lingkungan, atau pengalaman. Para ahli membeda kan dua macam pengalaman yang mempengaruhi kepribadian manusia, yaitu : 

a. Pengalaman umum (common experience) 

Pengalaman umum (common experience) yaitu pengalaman yang dihayati oleh semua anggota masyarakat atau bahkan semua manusia. Setiap masyarakat selalu mempunyai nilai-nilai, prinsip- prinsip moral, cara-cara hidup yang dihayati oleh semua anggota masyarakat itu. Kalau sifat itu bersifat universal, seperti menghor mati orang tua, maka setiap manusia akan dididik untuk menjadi seperti itu. Pengalamam umum ini menjadi bagian  dari seseorang yang sama dengan banyak orang lain disekitarnya. 

b. Pengalaman unik (unique experience) 

Pengalaman unik (unique experience) setiap orang mempunyai pengalaman-pengalaman yang hanya dialami oleh dirinya sendiri. karena sejak lahir  seorang anak sudah membawa ciri-ciri serta kecenderungan-kecenderungan tertentu, maka reaksinya terhadap lingkungan atau reaksi lingkungan terhadap dirinya bersifat khas, unik dan tak ada duanya. Walau kepribadian dapat dimengerti secara sederhana seperti diatas, ternyata para ahli tidak melakukan pendekatan yang sama.Lebih jelas lagi perbandingan kepribadian  antara masyarakat Indonesia dengan masyarakat Amerika Serikat, Inggris, Jerman ternyata perbedaannya sangat kontras. Demikian pula kepribadian tiap-tiap kelompok masyarakat di Indonesia berbeda-beda. Kepribadian bangsa Indonesia itu terlihat jelas dari sikap dan perilakunya yang bersifat kekeluargaan, ramah tamah, gotong royong dan tolong menolong. Proses pembentukan kepribadian berlangsung melalui berbagai pola sosialisasi nilai-nilai dan norma-norma sosial, yaitu melalui imitasi, identifikasi, sugesti, akultura dan sejenisnya. Proses tersebut berlang sung dalam lingkungan keluarga, sekolah, tempat bekerja, dan masyara kat umum. Dengan demikian, pengaruh lingkungan sangat kuat terhadap pembentukan kepribadian. Ada beberapa macam tipe  kepribadian berdasarkan fungsi dan reaksi nya.

Komunikasi Vertikal

Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan Komunikasi formal yang mengikuti garis Komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi (Muhammad, 2004, p.107) yaitu:

1. Downward communication atau Komunikasi kepada bawahan.

2. Upward communication atau Komunikasi kepada atasan.

3. Horizontal communication atau Komunikasi horisontal.

        Komunikasi vertikal adalah arus Komunikasi dua arah timbal balik  yang dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen memegang peranan yang sangat vital, yaitu Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawahan kepada atasan (upward communication). Dalam arus Komunikasi secara vertikal -- downward communication – atasan memberikan instruksi, petunjuk,informasi, penjelasan dan penugasan dan lain sebagainya kepada ketua unit kelompok dan bawahan. Kemudian arus Komunikasi diterima dalam bentuk -upward communication – bawahan memberikan laporan pelaksanaan tugas,sumbang saran, dan hingga pengaduan kepada pimpinannya masing-masing

1. Komunikasi ke Bawah

       Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada jabatan yang berotoritas lebih rendah (Pace dan Faules, 2000, p.184). Sementara itu Komunikasi ke bawah juga menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para pimpinan kepada bawahannya (Muhammad, 2004, p.108).Katz & Kahn menjelaskan bahwa ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Pace dan Faules, 2000, p.185)yaitu:

1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan.

2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.

3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi.

4. Informasi mengenai kinerja pegawai.

5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

     Kebanyakan Komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan/disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum. Lebih lanjut Lewis menyebutkan bahwa Komunikasi kebawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi,encegah kesalahpahaman,karenaurangnformasi dan mempersiap kan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan (Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Empat klasifikasi metode yaitu: metode lisan, tulisan, gambar dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar. Berdasarkan beberapa penelitian para ahli ditemukan bahwa metode lisan saja paling efektif digunakan untuk situasi memberikan teguran atau menyelesaikan perselisihan di antara anggota organisasi. Metode tulisan saja paling efektif digunakan untuk memberikan informasiyang memerlukan tindakan di masa yang akan datang, memberikan informasi yang bersifat umum, dan tidak memerlukan kontak personal. Sementara itu hasil penelitian setiap level menyatakan metode yang paling efektif adalah metode lisan diikuti tulisan. Mereka juga mengatakan bahwa pemakaian papan pengumuman dan metode tulisan saja kurang efektif digunakan (Muhammad, 2004, p.115).

         Bentuk Komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode (Muhammad,2004,p.116) adalah sebagai berikut:

1. Metode Lisan

a. Rapat, diskusi, seminar, konferensi

b. Interview

c. Telepon

d. Sistem interkom

e. Kontak interpersonal

f. Laporan lisan

g. Ceramah

2. Metode Tulisan

a. Surat

b. Memo

c. Telegram

d. Majalah

e. Surat kabar

f. Deskripsi pekerjaan

g. Panduan pelaksanaan pekerjaan

h. Laporan tertulis

i. Pedoman kebijaksanaan

3. Metode Gambar

a. Grafik

b. Poster

c. Peta

d. Film

e. Slide

f. Display

2. Komunikasi ke Atas

             Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik ataumeminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar,lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi Komunikasi ke atas. Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi.

       Tujuan dari Komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempumaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan (Muhammad, 2004, p.116).Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan, (Pace danFaules, 2000, p.190), yaitu:

1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.

2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.

3. Komunikasi ke atas memungkinkan -bahkan mendorong- omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasioperasi sebenarnya.

4 Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas ke pada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saransaran mengenai operasi organisasi.

5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.

6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.

       Selanjutnya, Smith menjelaskan bahwa Komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya atau organisasinya (Muhammad, 2004, p.117).Kebanyakan analisis dan penelitian dalam Komunikasi ke atas menyatakan bahwa penyelia dan manajer harus menerima informasi dari bawahan mereka yang (Pace dan Faules, 2000, p.190):

1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan tentang pekerjaan mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktumendatang.

2. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkanbawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan.

3. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unitmereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan.

4. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentangpekerjaan mereka/rekan kerja mereka, dan organisasi.

       Berdasarkan uraian di atas maka dapat dijelaskan bahwa jika terdapat keseimbangan Komunikasi ke atas dan Komunikasi ke bawah maka diharapkan informasi yang disampaikan oleh atasan kepadabawahan akan dapat diterma dengan baik oleh bawahan dan apabila bawahan menginginkan informasi tambahan maka bawahan akan dapat menanyakan informasi tambahan tersebut kepada atasan. Dengan demikian maka akan terjadi arus informasi sehingga antara pimpinan dan bawahan diharapkan dapat tercipta suasana yang menggairahkan yang pada akhirnya akan menimbulkan semangat kerja yang produktif di dalam usaha mencapai tujuan.

Sosialisasi (Pemasyarakatan)

a. Berkaitan dengan yang mempengaruhi harga diri,kebanggaan, rasa memiliki, dan tanggung jawab dari pihak bawahan.

b. Human relations antar pribadi dan manajemen organisasi.

c. Memotivasi untuk menyatukan keinginan dan tujuan antara individu-individu dengan sasaran dan tujuan pokok organisasi atau perusahaan. Selanjutnya, Mulyana (2001, p.5) menyebutkan empat fungsi Komunikasi berdasarkan pendapat William I Gorden yaitu:

1. Fungsi sosial

       Fungsi Komunikasi sebagai Komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa Komunikasi itu penting untuk membangun konsep diri,aktualisasi diri,untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan antara lain melalui Komunikasi yang menghibur,dan memupuk hubungan dengan orang lain. Dengan adanya Komunikasi maka akan menjadikan manusia sebagai pengikat waktu (time-binder) yaitu kemampuan manusia dalam mewariskan pengetahuan dari generasi ke generasi dan dari budaya kebudaya.

2. Fungsi ekspresif

        Komunikasi ekspresif dapat dilakukan sendirian maupun dalam kelompok. Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan untuk mempengaruhi orang lain Namun dapat dilakukan sejauh Komunikasi tersebut menjadi instrumen untuk menyampaikan perasaan-perasaan (emosi).Perasaan-perasaan tersebut terutama dikomunikasikan melalui pesanpesan nonverbal seperti perasaan sayang, perasaan perduli, simpati, takut, prihatin, dan lain-lain.

3. Fungsi ritual

         

          Komunikasi ritual merupakan sebuah fungsi Komunikasi yang digunakan untuk pemenuhan jati diri manusia sebagai individu, sebagai anggota comunitas sosial, dan sebagai salah satu unsur dari alam semesta.Individu yang melakukan Komunikasi ritual berarti menegaskan komitmennya kepada tradisi keluarga, suku, bangsa, ideologi, atau agamanya.Beberapa bentuk Komunikasi ritual antara lain, upacara pernikahan,siraman, berdoa (sholat, misa, membaca kitab suci), upacara bendera,momen olah raga, dll.

4. Fungsi instrumental

          

          Komunikasi yang berfungsi sebagai Komunikasi instrumental adalah Komunikasi yang berfungsi untuk memberitahukan atau menerangkan (to inform) dan mengandung muatan persuasif dalam arti bahwa pembicara menginginkan pendengarnya mempercayai bahwa fakta dan informasi yang disampaikan adalah akurat dan layak untuk diketahui. Dengan demikian fungsi komunikasi instrumental bertujuan untuk menerankan mengajar,menginformasikan, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan, mengubah perilaku atau menggerakkan tindakan, dan juga untuk menghibur.

2. Bentuk-bentuk Komunikasi

           

           Jaringan Komunikasi dalam suatu organisasi yaitu pesan, instruksi, dan informasi disampaikan secara resmi, yang artinya ditentukan oleh jenjang hirarki resmi organisasi dari atasan ke bawahan atau sebaliknya dan untuk melaksanakan fungsi pekerjaannya maka jaringan Komunikasi tersebut dinamakan jaringan Komunikasi formal. 

            

             Di dalam Komunikasi organisasi maka terdapat dua bentuk Komunikasi yaitu:

1. Komunikasi Verbal

            Komunikasi verbal yaitu Komunikasi yang menggunakan simbol atau kata-kata, baik yang dinyatakan secara oral maupun tulisan (Muhammad, 2004,p.95).

2. Komunikasi non Verbal

              Komunikasi non verbal adalah penciptaan atau pertukaran pesan dengan tidak menggunakan kata-kata, seperti, menggunakan gerakan badan, sikap tubuh,kontak mata, vokal yang bukan berupa kata-kata, ekspresi muka, sentuhan, dan kedekatan (Muhammad,2004, p.130). Selain itu jaringan Komunikasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu Komunikasi formal dan informal. Bila pesan mengalir melalui jalan resmi atau formal yang ditentukan oleh hirarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan tersebut menurut jaringan formal. Sebaliknya jika pesan mengalir tidak melalui jalan resmi atau formal yang ditentukan oleh hirarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan tersebut menurut jaringan informal.

Proses Komunikasi dan Unsur-unsur dalam Komunikasi

 Komunikasi merupakan proses transaksional,di mana terjadi hubungan antara individu yang satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu agar seorang individu dapat menyampaikan pesannya secara efektif kepada orang lain maka diperlukan kemampuan untuk memahami komunikasi

interpersonal.

        Komunikasi melibatkan tiga unsur yaitu pengirim (sender), media Komunikasi dan penerima (receiver). Jadi agar Komunikasi berlangsung, harus terdapat sumber (source) dan penerima (receiver) yang memiliki pengalaman yang sama. Hal ini didasarkan pada istilah dasar kata Komunikasi yaitu ‘communis’ yang artinya sama.           

Dengan demikian Komunikasi dapat berlangsung apabila terdapat kesamaan antara penerima dan pengirim. Kesamaan tersebut adalah kesamaan pengetahuan tentang bahasa atau sandi, konsep, sistem nilai,pengalaman, dan sebagainya.

       Proses Komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi ataupesan pesan (messages) dari pengirim pesan sebagai komunikator dankepada penerima pesan sebagai komunikan, yang dalam proses Komunikasi tersebut bertujuan (feedback) untuk mencapai saling pengertian (mutual understanding) antara kedua belah pihak.

a.  Hambatan yang bersifat teknis yaitu pesan dapat tidak utuh diterima komunikan karena gangguan teknis misalnya, suara tidak sampai karena pengeras suara rusak,kebisingan,lalu-lintasdan sebagai nya.

b. Hambatan bahasa yaitu pesan akan salah ditafsirkan sehingga tidak mencapai apa yang diinginkan.Jika bahasa bahasa yang kita gunakan tidak dipahami oleh komunikan yang mungkin dapat diartikan berbeda.

c. Hambatan bola salju yaitu pesan menjadi membesar sampai jauh yakni pesan ditanggapi sesuai dengan selera komunikan-komunikator akibatnya semakin jauh menyimpang dari pesan semula, hal ini timbul karena:

       1. Daya mampu manusia menerima dan menghayati pesan terbatas.

       2. Pengaruh kepribadian dari yang bersangkutan.

        Sebenarnya setiap macam, bentuk Komunikasi mempunyai hambatan masing-masing. Beberapa hal yang menghambat Komunikasi antara lain adalah:

1. Sikap yang kurang tepat.Hal ini bisa jadi disebabkan kurangnya bergaul atau terlalu egois.

2. Pengetahuan yang kurang sehingga tidak tahu apa yang harus dibicarakan atau sedang dibicarakan.

3. Kurang memahami sistem sosial sehingga kurang bisa menangkap pembicara,kurang memperhatikan adanya perbedaan kebiasaan, tradisi, budaya setempat,bahasa, dan sebagainya.

4. Adanya rasa curiga, prasangka, tidak percaya dan tidak mendasar.